Credo sia meglio chiaire subito un aspetto che divide i viaggiatori su questo argomento. Una parte di questi lo ritiene utile, se non indispensabile. Una parte invece solo a sentirlo nominare stringe la bocca. Quando ne parli partono subito commenti come: “no, no … io in vacanza non voglio tabelle, orari e obblighi”.
Quindi precisiamo cosa intendo per “programma di viaggio”.
Quello che intendo è semplicemente “fare quelle attività che consentono di poter mettere in pratica quello che si ha in mente”. In altre parole, se voglio fare un viaggio itinerante, con percorsi precisi, punti di sosta predeterminati e esursioni programmate, dovrò organizzare nel dettaglio tutte queste attività. Ogni volta dovrò trovarmi nel giorno e nel luogo previsto e le mie giornate saranno pianificate in anticipo. Senza questa programmazione preventiva non riuscirò nei miei intenti.
Se invece mi interessa solamente rilassarmi una settimana in una località di mare o di montagna, passando le giornate semplicmente non facendo nulla dalla mattina alla sera (e magari anche dopo cena), il mio programma si limiterà a ricordarmi l’ora del mio volo, traghetto, treno, o comunque quella prevista per partire. Prevederà poi l’ora alla quale devo arrivare e poi il tutto sarà ripetuto al ritorno.
Probabilmente ci saranno comunque una serie di informazioni o recapiti che dovrò avere con me. Se il tutto è previsto in una località e magari in un paese che non conosco, ci saranno anche informazioni aggiuntive per tutte quelle cose di cui avrò o potrei avere bisogno. A parte questo non avrò bisogno di molto altro.
Questi sono due casi estremi. In mezzo ci saranno tutti quelli ordinari.
In altre parole, a meno che non abbiate in programma di passare le vostre vacanze nel giardino di casa, andandoci quando vi pare a fare quello che vi pare, dovrete predispore un programma di viaggio.
Che lo facciate su foglietti volanti, sul tablet, con scarabocchi su un libro o in altro modo, sempre quello è. Io mi limito a darvi i miei consigli.
Cominciamo.
Lo schema del viaggio.
Ovviamente si presume che abbiate già deciso quando e dove andare.
Quindi aprite un foglio di calcolo tipo Excel. Sulla prima colonna a sinistra riportate il numero per ogni giorno, ovvero prima riga 1, seconda riga 2 (o meglio la precedente + 1) ecc. Se avete già fissato anche le date, affiancate una colonna con la data e un’altra con il giorno della settimana corrispondente (aiutatevi sempre con le formule di Excel). Talvolta è infatti importante sapere se è lunedì o domenica. In questo modo avrete una riga per ogni giorno, esempio: 1 – 6 luglio – venerdì.
Per ogni giorno, in ogni cella a destra di quelle descritte indicate una delle cose che volete fare, compresi i necessari spostamenti. Ogni giorno inserite quelli che avrete il tempo di fare, in base alle vostre preferenze (più cose di corsa o meno con calma), tenendo conto degli eventuali tempi di trasferimento. Ovviamente fra le attività può anche esserci ad esempio mezza giornata di riposo, o attività di spiaggia e così via. Per non complicare troppo il testo evitate di riportare le cose secondarie, che richiedono pochissimo tempo.
Arrivati all’ultimo giorno, se avrete correttamente valutato i tempi necessari, potrete subito verificare se vi entra tutto oppure no. Non dimenticatevi i trasferimenti iniziali e finali. Date una prima sistemata se volete far entrare qualcosa che non è presente, o viceversa togliete quello che vi interessa meno, se non ci sta.
Se più o meno vi sembra che il programma potrebbe funzionare, aggiungete una ulteriore colonna, riportando per ogni giorno la spesa prevista per ogni attività, compresi gli spostamenti. Create un cella somma in basso e avrete un preventivo di massima. Controllate se state entro il vostro budget, oppure togliete o sostituite qualcosa per ridurre la spesa.
Quanto affinare queste operazioni dipende sia dall’elasticità o meno delle vostre date, sia da quanto riteniate essenziali o meno le attività che avete previsto. Eventualmente, prima di procedere, potete entrare più nel dettaglio delle attività per essere più sicuri che il programma “funzioni”.
Ovviamente se proprio siete allergici ai computer, potrete fare la stessa cosa su un pezzo di carta. Basterà matita, gomma, righello e calcolatrice.
Verifiche e prenotazioni.
A questo punto saprete se quel viaggio lo potete fare e quali attività prevedere. Se vi sono voli potrete procedere alle prenotazioni. Se avete elasticità nelle date, potrete cercare quelle con i voli meno costosi. Basterà mantenere il necessario intervallo fra andata e ritorno.
Attenti al fatto che anche alcune attività possono avere diversi costi a seconda del periodo. Altre potrebbero anche non essere possibili in taluni giorni. Per esempio ci sono traghetti che non partono tutti i giorni, musei con giorni di chiusura e così via. Altre ancora prevedono costi maggiori a seconda del giorno della settimana in cui vi si capita. Per esempio i grandi alberghi di Las Vegas costano circa il doppio nei fine settimana. Se si può è meglio adattare il viaggio in maniera da evitarlo. Questa parte dell’organizzazione del viaggio è la più complicata, al fine di far conciliare tutto.
In ogni caso, salvo qualche viaggio molto particolare, i voli sono da prenotare per primi e intorno a loro va ricamato tutto il resto. Oltre ai principali, possono esserne previsti anche altri secondari, per spostamenti durante il viaggio, per esempio in paesi molto grandi come l’Australia, o se ci si deve spostare fra diverse isole. In ogni caso costituiranno i vostri paletti fissi. Ovviamente dovrete fare attenzione agli orari. Una cosa è arrivare in un luogo al mattino presto e un’altra arrivare la sera tardi.
Gli alloggi.
Se il viaggio prevede spostamenti con cambio di alloggio, dovrete decidere in quali località fermarvi in base a quello che dovete fare. Calcolate i tempi di spostamento e quelli necessari per le attività. Tenete presente che ogni cambio di alloggio è sempre un piccolo stress, per il rifacimento dei bagagli, la burocrazia richiesta ecc. A volte conviene fare qualche chilometro in più e ridurre il numero di alloggi da cambiare.
A questo punto potrete prenotare gli alberghi. Certi viaggi si possono fare senza queste prenotazioni. Anzi a volte è preferibile e anche più divertente. Occorre fare attenzione alla fattibilità e al pro e contro. Io ho viaggiato per settimane i Messico decidendo dove dormire ogni sera. Ma questo perché sapevo che nelle cittadine dove avevo previsto di fermarmi, qualcosa disponibile c’era sempre.
Quando però ho previsto il pernottamento in Bassa California, per fare un’escursione a vedere le balene, ho prenotato alloggio e escursione mesi prima, altrimenti non avrei potuto fare nulla. Quasi sempre conviene prenotare il primo pernottamento per evitare stress appena arrivati, magari in un paese che non si conosce, dopo molte ore di volo e conseguente stanchezza. A maggior ragione se il volo arriva in tarda serata.
Per avere consigli e informazioni sulle prenotazioni alberghiere vi consiglio la lettura dell’articolo: Come scegliere un albergo senza fare i soliti errori.
Le prenotazioni saranno ulteriori paletti, ma vi daranno certezze. Senza sarete più liberi e potrete decidere di spostarvi diversamente, secondo quello che vi viene in mente, o fermarvi di più in un luogo e meno in un altro.
Se avete previsto escursioni importanti, informatevi prima su giorni e orari e prenotatele, magari anche prima dell’alloggio.
In una colonna del vostro foglio di viaggio indicate le località dove avete previsto di pernottare. Se li avete prenotati, indicateli nella colonna adiacente. In caso di pernottamento multiplo nella stesa località, riunite le celle, per meglio evidenziare che non dovrete spostarvi.
I dettagli.
Il programma sarà ormai definito. Si tratta solamente di affinarlo, aggiungendo quello che può essere utile per evitare dubbi in viaggio. Se il viaggio è itinerante, prevedete per ogni giorno l’indicazione dei luoghi toccati e una colonna con i chilometri previsti e una con i tempi previsti. Ogni mattina saprete cosa vi aspetta, senza lo stress del “quanto tempo ci vorrà?” o ” a che ora arriveremo?”. Anche le principali località intermedie vi toglieranno dubbi (e quindi stress) durante gli spostamenti.
A casa avete tutti gli strumenti che si servono sul vostro computer e senza lo stress della fretta. In viaggio quasi sempre non è così. Per valutare distanze e difficoltà di spostamento fate largo uso di Google Earth. Se non lo avete fatto, installatelo nel vostro computer. Per una esatta determinazione delle distanza stradali utilizzate ViaMchelin. A volte infatti i tempi di percorrenza sono molto diversi da quello che può sembrare guardando le distanze in linea di aria, come per esempio sulle strade di montagna.
Prevedete una ulteriore colonna per indicare le cose da ricordare, tipo: comunicare l’ora di arrivo, o passare prima in un certo ufficio a comprare i biglietti ecc.
Questo in linea di massima, poi ogni viaggio avrà un programma adatto alle sue peculiarità. Sul retro o su alte pagine potrete stampare tutti i recapiti, gli estremi della vostra polizza di viaggio, i recapiti che potranno esservi utili in viaggio e così via. Non entro nel merito di viaggi particolari che richiedono dati ancora di maggiore dettaglio. Per esempio per un viaggio in Namibia, servirà una tabella dettagliata delle coordinate GPS di tutti i punti significativi del giro che si prevede di fare. Ma questo è un altro discorso.
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